31/08/2023

Principais medidas para uma gestão estratégica de terceiros

Essas contratações podem trazer vantagens, mas também acarretam riscos significativos. Confira as principais ações para mitigar esses riscos e garantir o cumprimento das normas
Laura Resende
Gestão de Terceiros

A contratação e administração de serviços terceirizados têm se tornado cada vez mais crucial e complexa para as empresas em diferentes setores, inclusive no mercado financeiro. 

Para alcançar eficiência operacional, reduzir despesas e concentrar-se em suas atividades principais, muitas organizações têm optado por terceirizar serviços. No entanto, esse processo exige cuidado e atenção para questões legais, éticas e de conformidade

Essas contratações podem trazer vantagens, mas também acarretam riscos significativos que não podem ser negligenciados. Portanto, é essencial adotar medidas para mitigar esses riscos e garantir o cumprimento das normas. 

Quem são os terceiros?

Os prestadores de serviços para o setor financeiro são empresas ou indivíduos que fornecem produtos necessários para o funcionamento e operações.

São empresas externas que desempenham funções específicas, mas que não fazem parte de sua estrutura interna.

Esses terceiros podem incluir, por exemplo, fornecedores de tecnologia, consultorias, auditorias, empresas de transporte de valores, entre outros. 

Como é feita a gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é o processo pelo qual uma empresa gerencia e monitora suas relações com terceiros. 

Esses procedimentos incluem a seleção cuidadosa de fornecedores, a definição de contratos e acordos adequados, a avaliação contínua do desempenho desses terceiros e a mitigação dos riscos associados à terceirização de serviços.

A gestão estratégica envolve garantir que os terceiros contratados também estejam em conformidade com os requisitos regulatórios e éticos estabelecidos, pois as ações de terceiros podem ter impacto direto na reputação e conformidade da empresa contratante.

Sendo assim, a relação entre a empresa e o terceiro deve ser pautada em valores, conduta ética e integridade. 

A empresa contratante deve estabelecer padrões claros de conduta que se aplicam tanto a seus colaboradores internos quanto aos terceiros com os quais se relaciona. 

É fundamental que os terceiros compreendam e adiram aos princípios da empresa, garantindo que suas práticas se alinhem com os valores e cultura organizacional. Dessa forma, a integridade da empresa é preservada e reforçada, reduzindo os riscos de envolvimento em atividades antiéticas ou ilegais.

Principais desafios no setor financeiro


Conforme a 5ª edição do estudo Maturidade do Compliance no Brasil, publicado pela KPMG em 2021, o risco mais relevante de compliance destacado pelas empresas é a gestão de terceiros e contratos, com 91%. Apesar disso, um percentual de 49% afirmou não ter um processo eficiente de due diligence.

Um dos principais desafios é escolher parceiros adequados, alinhados aos valores e padrões da empresa. Nesse sentido, o uso de tecnologias e ferramentas especializadas de gestão de riscos pode ser extremamente útil. Essas soluções auxiliam na análise do perfil dos fornecedores, verificando seu histórico, reputação e situação financeira.

KYP (Know Your Partner)

O Know Your Partner (Conheça seu Parceiro, em português) é um conceito importante na gestão de terceiros ou fornecedores. 

Refere-se ao processo pelo qual uma organização busca entender completamente os fornecedores ou terceiros com os quais pretende estabelecer uma relação comercial ou parceria. 

Isso envolve a coleta de informações relevantes, avaliação de riscos e análise detalhada dos potenciais parceiros antes de formalizar qualquer acordo.

O que diz a regulação sobre a gestão de terceiros?

A regulação e legislação brasileira estabelecem requisitos e diretrizes específicas para a gestão de terceiros em empresas do mercado financeiro. 

Um exemplo relevante é a Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, que responsabiliza as empresas por atos de corrupção praticados em seu interesse ou benefício. 

Além disso, há regulamentações específicas emitidas pelo Banco Central do Brasil e pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) que tratam das responsabilidades das instituições financeiras em relação à gestão de terceiros.

Quais são os principais riscos?

Os principais riscos na gestão de terceiros incluem:

Compliance: quando o terceiro não está em conformidade com as regulamentações aplicáveis, o que pode expor a empresa contratante a penalidades e danos à reputação.

Segurança: terceiros podem ter acesso a informações sensíveis da empresa contratante e, se não forem devidamente protegidos, podem levar a violações de dados e segurança.

Operacionais: falhas nos serviços prestados por terceiros podem afetar negativamente as operações.

Reputação: a má conduta ou escândalos envolvendo terceiros podem refletir diretamente na imagem e reputação.

Financeiros: o não cumprimento de obrigações contratuais por parte do terceiro pode resultar em perdas financeiras.

Como adotar medidas estratégicas?

É crucial estabelecer contratos claros e bem definidos, descrevendo detalhadamente os serviços a serem prestados, prazos, responsabilidades de cada parte e as consequências em caso de descumprimento. 

Essa transparência é fundamental para evitar conflitos futuros e assegurar que as expectativas sejam atendidas.

Outro ponto essencial é implementar uma cultura de conformidade dentro da empresa, estendendo-se também aos parceiros terceirizados, o que implica em estabelecer normas, diretrizes e treinamentos para orientar os fornecedores a agirem em conformidade com as regulamentações aplicáveis e padrões éticos exigidos.

Vale ressaltar que a gestão de terceiros não se restringe apenas à contratação, mas também ao acompanhamento contínuo das atividades realizadas por eles. É fundamental monitorar o desempenho, a qualidade dos serviços prestados e o cumprimento das obrigações contratuais.

No entanto, a gestão de terceiros não é uma tarefa isolada, mas sim um processo integrado ao conjunto de estratégias da empresa. É importante que haja coordenação entre os diversos departamentos envolvidos, como administrativo, jurídico, recursos humanos e compliance, para garantir a efetividade das ações.

O que é e qual a importância do processo de due diligence?

Due diligence de Terceiros é um processo de investigação e avaliação realizado pela empresa contratante para verificar a integridade, capacidade, histórico e conformidade dos terceiros antes de estabelecer uma relação comercial com eles. 

Essa diligência é essencial para mitigar os riscos mencionados anteriormente. A empresa deve garantir que os terceiros têm uma reputação sólida, seguem as leis e regulamentos aplicáveis, e possuem as competências técnicas necessárias para fornecer os serviços ou produtos contratados.

Esse procedimento deve ser realizado antes da contratação e repetido periodicamente. 

Quais “red flags” devem ser observadas?

As “red flags” são indicadores de alerta que podem sugerir problemas potenciais com um terceiro. Algumas que devem ser observadas incluem:

  • antecedentes de corrupção, suborno ou envolvimento em atividades ilegais;
  • falta de transparência nas informações fornecidas pela empresa ou em seus registros financeiros;
  • histórico de violações regulatórias;
  • conflitos de interesse que possam prejudicar a imparcialidade na prestação de serviços;
  • capacidade financeira insuficiente para cumprir as obrigações contratuais;
  • ausência de políticas e práticas claras de governança corporativa.

Em resumo, a gestão de serviços terceirizados é uma prática que oferece oportunidades e desafios para as empresas modernas. 

Com responsabilidade, diligência e o auxílio das tecnologias adequadas, é possível colher os benefícios dessa estratégia, garantindo o sucesso das operações e o fortalecimento da reputação da empresa no mercado.

*Este conteúdo não representa opinião legal do Compliasset, tendo o propósito puramente informativo.

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