26/04/2023

Transformação digital e a tecnologia nos processos do programa de compliance

Hoje, a tecnologia é uma grande e indispensável ferramenta para a evolução dos negócios empresariais
Laura Resende
Transformação Digital e Compliance

Com a transformação digital em constante evolução, atualmente as empresas modificaram sua estrutura, a fim de conduzir melhor seus processos.

Principalmente, ao que se refere a estar em compliance, ou seja, com políticas corretas de governança corporativa, cumprindo aos requisitos legais e boas práticas organizacionais.

Antes de tudo, é importante saber que a tecnologia modifica cada vez mais diversas áreas das empresas, trazendo vantagens para seu crescimento, melhorando, assim, a forma de condução de seus processos.

À medida que a transformação digital se intensifica, o compliance se torna cada vez mais relevante.

Com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o aumento do volume de informações processadas no ambiente virtual, por exemplo, é necessário entender como o compliance se aplica a este cenário.

Nesse sentido, traremos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre como a transformação digital e compliance, em conjunto, otimizam o progresso das organizações.

Importância da transformação digital e o compliance

Transformação digital e compliance são temas que as empresas precisam dedicar especial atenção, tendo em vista que as mudanças são constantes. Consequentemente, estar em conformidade com a legislação, atendendo à ética e valores culturais, tem sido crucial para seu desenvolvimento.

Em pouco tempo, vimos a aceleração dos meios digitais, tanto na vida da pessoa física quanto no meio empresarial. Neste cenário, as empresas estão se voltando para tecnologia como forma de expandir sua cadeia de valor, de modo que clientes e fornecedores estejam conectados, com valores em comum.

Através de ferramentas de tecnologia avançada, as empresas podem garantir a conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis e, ao mesmo tempo, aproveitar as vantagens da digitalização.

Diante disso, apresentaremos soluções que farão com que sua empresa esteja em compliance utilizando-se de todos os benefícios da transformação digital.

Razões para as empresas implantarem políticas de compliance

Com o surgimento da convergência entre o mundo online e offline, ficou evidente que muitas crises ocorrem nas redes sociais antes de serem divulgadas pela imprensa. Por esse motivo, é necessário assegurar o compliance em um ambiente empresarial que funcione 24 horas por dia, tanto offline quanto online.

Assim, a implantação do compliance através da digitalização traz consigo vantagens como a redução da burocracia, menor travamento do processo e maior segurança para inovações.

Por isso, é primordial existir um bom equilíbrio entre os negócios, a relevância e a regulação do digital na empresa, para que a inovação flua de forma escalonável.

Portanto, a implantação de políticas de compliance é necessária para uma correta gestão de riscos, prevendo cenários com pessoas mais conectadas. Para tanto, incluindo em sua estrutura organizacional meios de comunicação, educação digital, trazendo a tecnologia aos seus consumidores, investidores, fornecedores e público em geral. Além, claro, de atender ao que determina a legislação regulatória respectiva.

Além de agilidade e segurança, a inclusão de processos digitais também traz mais sustentabilidade para a empresa na realização de tarefas obrigatórias, pois substitui maneiras tradicionais e pouco utilizadas hoje em dia como documentações impressas e armazenadas em papel.

Mas, afinal, como aplicar a transformação digital e compliance para meu negócio? Atualmente, o mercado possui empresas que se dedicam à implantação de tecnologia nos processos de integridade das organizações. Nesse sentido, explicaremos formas eficazes para trazer o compliance e transformação digital a sua organização, como:

  • Soluções para Compliance;
  • Treinamentos e
  • Gestão de Proteção de Dados (LGPD).

1. Soluções para Compliance

É primordial que as empresas possuam soluções para uma gestão de compliance, regulatório, anticorrupção, proteção de dados e privacidade. Isso pode ser realizado através de softwares que integram a estrutura de todos os processos da empresa, de forma a atender toda legislação e regulação vigentes.

Atualmente, o volume de processos e documentos relacionados ao compliance cresceram absurdamente, o que representa um maior risco para o regulatório das empresas. Tendo em vista que, muitas vezes, o time interno possivelmente não consegue atender a esta demanda de forma proporcional.

Então, ter um software que realiza toda essa gestão de compliance, com transformação digital, se tornou ferramenta necessária para o funcionamento das organizações nos dias de hoje. Como exemplo:

  • Agenda de compliance atualizada por especialistas;
  • Parcerias com especialistas para mapear a regulação da empresa;
  • Registro e acompanhamento de eventos de proteção de dados;
  • Canal de denúncias;
  • Controle de documentos;
  • Due Diligence automatizada de terceiros; etc.

2. Treinamentos

Os treinamentos para programas de compliance são essenciais para garantir que todos os funcionários da empresa estejam plenamente conscientes de suas responsabilidades e obrigações.

Esses treinamentos devem abordar todos os aspectos da legislação aplicável, desde os princípios gerais até as regras específicas para determinadas áreas da empresa.

Nesse sentido, os treinamentos devem cobrir todos os tipos de códigos de conduta, diretrizes de conformidade, leis federais, estaduais e municipais, bem como todos os procedimentos internos.

Além disso, os treinamentos de compliance também devem tratar de procedimentos de relatório, procedimentos de auditoria e de investigação.

Vale ressaltar que os programas de treinamento de compliance devem ser atualizados periodicamente para refletir qualquer mudança legislativa ou em procedimentos internos.

Sendo assim, devem ser repetidos com frequência para garantir que os funcionários estejam atualizados sobre as últimas exigências de conformidade.

Ao criar treinamentos de compliance, é importante incluir um sistema de verificação de conhecimento para avaliar se os funcionários entenderam o conteúdo do treinamento. Isso ajudará a garantir que os funcionários realmente compreendam as diretrizes de conformidade e possam implementá-las corretamente.

3. Gestão de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um marco legal brasileiro que oferece aos cidadãos brasileiros o direito de controlar como seus dados são usados.

A lei foi criada para proteger os dados pessoais dos usuários, garantindo que as empresas os tratem de forma adequada e responsável.

Sendo assim, ter uma ferramenta de gestão de proteção de dados pessoais é indispensável para as empresas atenderem às regras.

Em outras palavras, estar em compliance com a LGPD é necessário para as organizações que lidam com dados pessoais, o que com certeza é a realidade da maioria.

Nesse ínterim, para serem compliance com a LGPD, as organizações devem seguir as diretrizes e os requisitos da lei. Isso inclui, entre outras coisas:

  • Estabelecer processos para gerenciar e proteger os dados;
  • Criar estratégias de segurança de dados;
  • Treinar os funcionários para gerenciar os dados;
  • Implementar processos para obter consentimento explícito dos usuários;
  • Notificar violações de segurança e
  • Cumprir as exigências da lei.

Portanto, a gestão de proteção de dados pessoais, nos termos da LGPD, é essencial para garantir que as organizações protejam adequadamente os dados de seus usuários e cumpram as leis de proteção de dados, garantindo, assim, a segurança dos usuários.

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*Este conteúdo não representa opinião legal do Compliasset, tendo o propósito puramente informativo.

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